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一步步教你做体系审核,再也不走弯路
来源:内蒙古新思达科技有限公司 发布于:2023-05-25 浏览次数:20273 字号【 【关闭】
时间:2023-05-25 字号【

导读

审核的有效性不等于体系运行有效性的全部,成功的审核是客观公正地进行审核发现,并有效地利用审核发现不断地改进体系和运行的绩效。


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01 . 
有效开展内审的两个条件

1. 你对所审核领域的专业活动是明白的。
2. 你已是一个成熟的审核员(至少不是一个吹毛求疵的人)

说明:第1条,如果对你所审核的活动、过程、产品或服务一无所知,提供再详细的检查表也无法提高审核有效性,因为你除了照着检查表念问题不敢有任何延伸的提问,因此合格的审核员应对即将审核的领域应熟悉了解。

第2条,不吹毛求疵绝不是说审核走过场、差不多就行了的观点。而是要始终坚持“有效性”的审核观念。例如,对于ISO9001的内审,某工位未制定作业指导书,就以此开不符合项就有些牵强。应基于风险的思维继续审核以确认以下问题:①该工序是否简单?②是否是非重要工序?③员工是否清楚如何操作?④该工序是否从未出现过质量问题(可查询制程异常清单等)。

如果以上4个问题的答案均为“是”,则不建议开不符合项。别担心不妥,对于只有1~2个步骤的简单工序,就算编一个文件挂在那里,也不见得能提高什么,而且还会让被审核方认为你是一个过于较真的人。

注:以上“作业指导书”的问题对于IATF16949的内审不适用,因为IATF16949要求为每一个工序制定标准作业指导书。它要求员工不仅会操作,而且要保证每一个员工在该工序的作业都是标准化、一致性的。

但对于使用”已过校准有效期“的量具检验产品是一定要开不符合项的,这就存在将潜在的不合格产品交付给客户的风险。如果抽到的所有量具过期或未校准,那就是严重的不符合项了。

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02 . 
审核的第一步你应该先收集

  • 标准的要求;

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03 . 
而后开始相应的策划

  • 过程的顺序;
  • 关键点的关注;
  • 时间的有效分配;
  • 合理的人员配置(独立性和专业性的要求);
  • 审核时机的确定和把握。

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04 . 
应该注意的事

  • 策划的结果事先应通知受审核方,不要造成突然袭击;
  • 允许别人作充分的准备;
  • 不要严重干扰别人的正常业务作业,审核时间应可以协商并可调整

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05 . 
检查表是重要的,但不一定是详细的

  • 可以帮助你把握节奏,体现你的重点关注;
  • 内容表达可仅是提示性的,详略取决于你的经验;
  • 不能照本宣科,提问应讲究技巧;
  • 内审应可以提前给受审核方审核检查表(受审核方需要时);
  • 检查表应是审核记录的一种。

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06 . 
构思检查表的三个要点

  • 日常工作是如何处理的;
  • 当某些非常规的事情出现时/体系是否还工作;
  • 当出现危机时/事物是否仍在控制下。

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07 . 
进入现场前内部的充分协商是必要的

  • 目的是沟通审核意图和协调审核步骤;
  • 同时进一步明确审核中的重点关注;
  • 相互提醒审核中应特别注意的事项。
  • 审核员最大的挑战是与人相处;
  • 因而与人打交道得十分小心;
  • 不能让对方反感而导致你审核的失败;
  • 记住:千万不能把审核做成是审查(找麻烦)。

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08 . 
记住样本选择的原则

  • 为了达到目标;
  • 密切相关的;
  • 有代表性;
  • 样本量:3<n<12

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09 . 
有效的工作方式

  • 听:聆听、倾听,听你所关心的;
  • 看:敏锐、敏感,丝丝缕缕中看出问题的真相;
  • 查:学会抽样查看,学会证实;
  • 问:不脱离你的主题,询问你所关心的事。
  • 记录:是不可缺少的,尤其是对问题点应予详细的记录。

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10 . 
有效的审核顺序

  • 交谈——提问
  • 描述——听取
  • 文件——依据
  • 证明——有效证据

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11 . 
现场审核中导致失败的情况

  • 同仁面前举止过于刻板,让人不自在;
  • 没有以平常心进行有效沟通,以为高人一等;
  • 提问缺乏技巧,让人可用简单的YES或NO回答之;
  • 缺乏自信心,不能涉及别人工作的核心问题;
  • 不能有效用全“听、看、查、问”的审核方法,一味只查资料做记录;
  • 不能用足够的智慧去化解审核中的障碍;
  • 做和事佬去介入别人的事务纷争;
  • 滔滔不绝说教,让人家以为你是一名牧师;
  • 审核组内不能按分工有效协调,各行其是。

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12 . 
高层审核是个难题

  • 职位上本身就高过你,你有一种敬畏的感觉;
  • 知识水平上可能比你高;
  • 看问题的层次和深度可能和你不一样;
  • 但也不排除有低水平、低认识的人。

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13 . 
但它却是关键的一步,需要你

  • 事先做充分的准备;
  • 标准和文件是你的依据;
  • 应该沟通一些管理者感兴趣又不脱离主题的话题;
  • 学会用经济语言,而避免用生硬的名词、术语;
  • 必须让管理者体会到这样的审核对推动体系确实有益;
  • 你需要是会沟通又有一定知识面的人

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14 . 
同级沟通也不轻松

  • 坦诚心打动人,千万别让人感觉来搅浑;
  • 是完善体系,而不是给别人难看,所以应换位思考,体谅别人的难处;
  • 对发现问题应帮助分析原因,根本目的在于挖掉冰山;
  • 以事论事,别扯入人际关系;
  • 失误人人都有,千万不要落井下石,更不可打小报告穿小鞋;
  • 当你犯错时,道歉是必须的;
  • 总之,友好的气氛是成功审核的基础。

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15 . 
与作业层人员沟通应注意


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16 . 
现场审核中要有深度


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17 . 
证实是重要的一环


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18 . 
审核发现的形成应抓大放小


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19 . 
审核发现记录和报告


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20 . 
不合格报告三要素


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21 . 
审核的第一步你应该先收集




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22 . 
不合格报告撰写要求


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23 . 
纠正措施内审的根本落脚点


◆ ◆ ◆ 
24 . 
评价审核能力和绩效很必须

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